Como gerenciar as principais despesas de uma empresa

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Não é possível fugir das despesas corporativas, afinal, para ganhar dinheiro, é preciso investir. No entanto, é fundamental controlar esses gastos e buscar eficiência para garantir a saúde financeira para a sua empresa. As despesas de cada departamento devem, portanto, ser mapeadas e integradas por uma gestão eficaz.

Um estudo publicado em 2017 pelo IBGE sobre estatísticas do empreendedorismo apontou que o saldo anual de empresas no Brasil foi negativo entre 2014 e 2017. Isso significa que, em todos esses anos, mais empresas fecharam do que abriram no país. A gestão financeira de despesas corporativas representa uma dos principais desafios a serem superados para que seja a entrada no hall das estatísticas negativas seja evitado.

Maximizar resultados e potencializar ganhos é essencial para o sucesso de uma empresa. Do planejamento e da captação à manutenção e análise de finanças, existem várias decisões que o gestor deve tomar tendo em vista a saúde e o crescimento de seu negócio.

Contratação de pessoal

Infelizmente, a cultura de demissões ainda é uma realidade entre o empresariado brasileiro. Muitas vezes, em vez de estudarem melhor seu empreendimento, identificando as origens do excesso de gastos gerados durante os processos da empresa, o caminho aparentemente mais fácil é tomado. Entretanto, não se leva em consideração que toda demissão é um custo! Além do FGTS por parte da empresa, custos como treinamento devem ser levados em consideração. Por isso, aposte nos seus funcionários, eles são as engrenagens do seu negócio!

Aquisição de materiais: estoques, móveis e utensílios de escritório

Os estoques de matérias-primas e produtos, além dos móveis e utensílios de escritório, são os gastos rotineiros da empresa. A apuração das mercadorias deve ser feita com o máximo de precisão, já que se compradas em excesso ou em escassez podem gerar diversos prejuízos, que vão desde a depreciação natural dos produtos, até o reflexo negativo no quadro de vendas.

Já os móveis e utensílios de escritório devem ser racionalizados. Usar a impressora da empresa para imprimir documentos pessoais e os celulares corporativos para ligações particulares, por exemplo, refletem em gastos muito maiores do que o esperado. Por isso é importante um controle desses bens e uma correta orientação aos funcionários e gestores.

Aluguel e condomínio

Todo empreendedor sonha com um espaço físico invejável para realizar suas atividades e muitas vezes esquece de ponderar se ele realmente será necessário e bem aproveitado. Gastos com aluguéis e condomínio são despesas que pesam muito para micro, pequenos e médios empreendimentos.

Optar por espaços menores pode significar a contratação daqueles funcionários de Marketing que estão faltando em sua empresa, ou naquele anúncio tão sonhado que você gostaria de fazer no jornal para conquistar mais clientes. Hoje, também é comum utilizar espaços de co-working, por exemplo. Ou seja, dividir um escritório com outras pessoas e empresas, o que também diminui gastos.

Maquinário e serviços

Os custos decorrentes do funcionamento das máquinas (água e eletricidade, por exemplo), estão intimamente ligados à produção de bens ou até de serviços. Tão importante quanto saber o valor gasto de acordo com a produtividade da sua empresa nesse procedimento, é entender que esses valores devem entrar diretamente no custo final do seu produto, já que esses são custos de produção.

Internet, telefones e outros serviços gerais também são gastos corriqueiros, que devem ser adquiridos sob medida para a sua empresa. Não há necessidade de contratar, por exemplo, uma internet de 80 gigas, se sua empresa só tem 10 funcionários e a utilização massiva desse serviço será aproveitada apenas para o envio e recebimento de e-mails. Portanto, pondere bem e estude com as operadoras as melhores propostas oferecidas.

Fique atento aos custos fixos e variáveis

É muito importante a identificação dos custos fixos e variáveis de sua empresa. Os custos variáveis são àqueles ligados à produtividade, como luz (no caso da indústria), matérias-primas, entre outros que devem entrar no valor final do produto. Já os custos fixos, são todos àqueles que são geridos independentemente do quanto você produziu no mês. Levar em conta esses dois conceitos ajuda a saber o quanto cobrar pelos produtos e serviços que sua empresa oferece e a descobrir quais custos podem ser cortados ou economizados e quais devem ser mantidos.

O objetivo é levar mais praticidade e automação para setores administrativos de empresas, facilitando a gestão de finanças. Consequentemente, o gerenciamento de despesas corporativas fica mais eficiente e os gastos diminuem.

Celso Campello Neto

Professor universitário e CEO da
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