O Vale-Transporte é um benefício CLT, garantido por lei e não pode deixar de ser pago. Afinal, é esse recurso que possibilita que os colaboradores façam o trajeto entre o trabalho e suas casas com o transporte público. Justamente por isso uma gestão eficaz é essencial.
Ter um modelo de controle de Vale-Transporte é fundamental para otimizar o repasse de recursos da empresa e garantir que nem a empresa nem o colaborador sejam prejudicados. Como o benefício não está incluso diretamente na remuneração e cada pessoa faz um trajeto diferente de casa até o trabalho, ele deve ser acompanhado individualmente.
Por exemplo, enquanto uma pessoa precisa de uma passagem de ônibus e uma de metrô por percurso, outra precisa apenas de um ticket para utilizar uma linha de ônibus suplementar.
Além do mais, cada um vai utilizar de uma forma. Pode acontecer de um colaborador utilizar todos os créditos do mês, enquanto outro, por vários motivos, como faltas e caronas, use apenas metade dos créditos. Dessa forma, o funcionário que está sem crédito precisará da reposição integral e o outro apenas do valor complementar.
Quer saber como fazer a gestão adequada e melhorar a eficácia do benefício na sua empresa? Continue a leitura e acompanhe dicas fundamentais para fazer uma boa gestão do Vale-Transporte na sua empresa.
Dica 1: automatize os cálculos
Você já parou para pensar o quanto de tempo um funcionário gasta para definir o crédito que deve ser adicionado para cada colaborador todo mês? Se for uma empresa muito grande, será preciso mais de uma pessoa nessa função. Ainda com o risco de ocorrer erros.
Pode-se reduzir possíveis erros de cálculo e otimizar o investimento optando pela automação desse acompanhamento. O tempo gasto para fazer as contas é otimizado com programas voltados para essa necessidade.
Há diferentes soluções, como planilhas gratuitas e aplicativos de gestão de benefícios corporativos. É importante avaliar a necessidade da empresa, o que varia de acordo com o número de colaboradores.
Dica 2: tenha processos bem definidos
É essencial sempre manter organizado os fluxos relacionados a compra e entrega do Vale-Transporte. É preciso ter os dados dos funcionários que utilizam o benefício, bem como dos que não necessitam dos serviços públicos e não têm direito de receber os vales.
A partir disso, é possível elaborar cadastros individuais para fazer os cálculos mensais. Assim, tem-se maior clareza sobre os custos e há um maior controle do benefício da empresa.
Dica 3: tenha um software especializado
Se a sua empresa tem muitos funcionários ou tem casos particulares como colaboradores que trabalham alguns dias na empresa e outros em home office. Então, o ideal é contar com um software especializado para otimizar esse controle. Para garantir que não seja descumprido nenhum ponto da legislação, é importante que a empresa utilize ferramentas que facilitem a gestão.
Os softwares de gestão costumam ofertar funções para consulta de saldo, de valores necessários e simplificar a aquisição de novos vales. Dessa forma, a empresa reduz os erros de cálculo, promovendo mais agilidade e maximizando a produtividade da área de recursos humanos.
Dica 4: tenha um modelo de controle de Vale-Transporte
Ao definir os processos, fica muito mais simples a implementação de ferramentas de gestão. Elas serão responsáveis por realizar o cálculo correto e fazer o acompanhamento dos descontos e da entrega do benefício. Assim, a rotina do RH pode ganhar maior agilidade.
É provável que existam variáveis nos valores entre colaboradores e também com relação ao tipo de vale. É possível agrupar todos os dados em apenas uma planilha e verificar em gráficos simplificados todo o gasto envolvido. Apenas dessa forma a empresa conseguirá acompanhar se os vales estão sendo utilizados.
Como aumentar a eficiência e evitar erros no controle?
Embora uma planilha possa ajudar a resolver questões relacionadas às variações de valores, é preciso considerar que erros podem acontecer mesmo em empresas com quadro de colaboradores reduzido. Isso porque, na maioria das vezes, o gestor de RH é responsável por diversas outras tarefas para além do controle do Vale-transporte. Sendo assim, a falta de tempo para acompanhar casos específicos pode acabar gerando aquisições desnecessárias.
Porém, um bom software de gestão elimina consideravelmente esse risco, além de permitir a inclusão de outros benefícios. Soluções como a Benefício Certo, por exemplo, proporcionam um ambiente único que centraliza os pedidos, auxilia na gestão e controle, e oferece novos produtos voltados à redução de custos e melhor performance.
Escolhendo a nossa solução, você tem ganho em dobro com as funções Pedido Certo e Rota Certa. A primeira funcionalidade auxilia na compra para garantir a quantidade exata de créditos que seu colaborador precisa.
Já a segunda é uma ferramenta inteligente que processa os dados de endereço dos colaboradores e da empresa, faz o cruzamento com as informações das linhas de transportes disponíveis e resulta em uma rota otimizada que reduz os custos para a empresa e o tempo de deslocamento para o funcionário.
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