Reembolsar despesas corporativas pode parecer simples, mas envolve detalhes importantes que impactam tanto a empresa quanto os colaboradores. Afinal, quem nunca teve dúvidas sobre quais gastos podem ser cobertos ou como evitar problemas na prestação de contas?
Seja em viagens de trabalho ou atividades externas, entender a legislação, os tipos de despesas e a importância de notas fiscais é essencial para uma gestão financeira eficiente. Acompanhe este artigo para explorar as regras, práticas e dicas que garantem um processo justo e transparente para todos!
O Que São Despesas Reembolsáveis?
Despesas reembolsáveis são valores pagos pelos funcionários para cobrir necessidades relacionadas ao trabalho em nome da organização. Esse reembolso é uma obrigação tanto moral quanto legal e deve ser feito de maneira ágil e integral.
Para garantir justiça e transparência, a empresa precisa estabelecer critérios claros. A despesa deve estar diretamente relacionada às atividades profissionais, como estadias durante viagens corporativas ou a compra de equipamentos necessários ao trabalho.
Além disso, é indispensável a comprovação do gasto, geralmente por meio de recibos, notas fiscais ou comprovantes que contenham informações como valor total, taxas, data, hora, local e descrição do item ou serviço.
O trabalhador deve reportar a despesa em um prazo razoável ao setor responsável para análise e aprovação. Assim, é possível assegurar um processo de reembolso organizado e eficiente.
O Que Diz a Legislação Sobre o Reembolso de Despesas Corporativas?
O artigo 457, §2º da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e o Enunciado TST (Tribunal Superior do Trabalho) nº 101 esclarecem que valores como diárias de viagem (até 50% da remuneração) e ajudas de custo não são considerados parte do salário. Isso significa que esses montantes não integram o cálculo de encargos como FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e INSS (Instituto Nacional do Seguro Social).
Para freelancers e profissionais PJ (Pessoa Jurídica), a regulamentação é mais flexível, dependendo dos acordos firmados entre as partes. Independentemente do caso, o reembolso exige comprovação com recibos e notas fiscais, garantindo clareza e evitando problemas futuros.
Tipos de Despesas Corporativas Reembolsáveis
Nem todas as despesas realizadas são elegíveis para reembolso. Para que o gasto seja ressarcido, ele deve estar diretamente relacionado ao desempenho das atividades profissionais. Confira alguns exemplos:
- Alimentação: Refeições durante viagens ou eventos de negócios.
- Tecnologia: Custos com internet, telefonia e dados móveis, especialmente para colaboradores em home office.
- Capacitação: Inscrição em cursos e eventos de desenvolvimento profissional.
- Home office: Gastos com móveis, energia e internet para quem trabalha remotamente.
- Transporte: Passagens, táxis ou quilometragem de veículo pessoal usado para trabalho.
- Hospedagem: Alojamento durante viagens corporativas.
Cada empresa deve estabelecer políticas claras sobre quais custos podem ser reembolsados para garantir transparência e alinhamento com os colaboradores.
Despesas Não Elegíveis para Reembolso
Embora as políticas possam variar, existem categorias comuns de gastos que geralmente não são reembolsadas, como:
- Gastos pessoais, como compras durante viagens de negócios;
- Bebidas alcoólicas, exceto em eventos corporativos específicos;
- Atividades de lazer, como turismo durante viagens de trabalho;
- Multas de trânsito por infrações cometidas em viagens corporativas;
- Refeições extras, como lanches ou serviços de frigobar não aprovados previamente.
Como Gerenciar Reembolsos Corporativos de Forma Eficiente
Uma gestão eficiente de reembolsos corporativos começa com uma política clara e estruturada, definindo o que é elegível para reembolso. Para otimizar o processo, é recomendável usar uma plataforma automatizada, onde os colaboradores possam enviar solicitações e comprovantes diretamente pelo sistema.
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