Atualmente, diversas empresas tem contado com o home office como uma estratégia para atrair mais talentos. Afinal, essa modalidade tem sido altamente valorizada e buscada pelos profissionais no mercado brasileiro. O regime, que proporciona diversos benefícios aos colaboradores, também pode ser muito vantajoso para a empresa, especialmente no que diz respeito à redução de gastos de aluguel, água e luz.
No entanto, engana-se quem pensa que isso dispensa totalmente o empregador de prover a infraestrutura de trabalho necessária para seu funcionário – algumas obrigações seguem tão convencionais quanto antes e, justamente por isso, requerem um controle preciso dos gastos da atividade em home office.
O que a empresa deve fornecer?
Embora exista uma lei que trata, especificamente, do teletrabalho (Lei 14.442/2022), o texto não aborda detalhadamente do fornecimento da infraestrutura. No entanto, o art. 75 D da CLT (Lei nº 5.452/1943) define que “As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.”
Isso significa que, embora a “Lei do teletrabalho” não contemple a questão a fundo, é possível utilizar as regras gerais da CLT para estabelecer, via contrato, o que cabe a empresa e o que cabe ao empregado em relação aos gastos da atividade.
No entanto se considerarmos, ainda, que a CLT determina que o empresário é totalmente responsável pelos custos relativos ao seu negócio e que já existem movimentações jurídicas para reclamar determinadas despesas geradas pelo home office, é altamente recomendado aos empregadores oferecerem, além dos equipamentos e softwares usados no trabalho, uma ajuda de custo aos colaboradores que estão nesse regime.
Quer saber como definir e como controlar esses gastos? Confira abaixo dicas para realizar uma gestão eficiente e simplificada dessas despesas:
Estabeleça uma ajuda de custo razoável
É importante considerar que um funcionário que migra do regime presencial o teletrabalho irá sentir um impacto significativo nas suas contas de consumo. Para se ter uma ideia, um computador (gabinete e monitor) consomem cerca de 210W/mês, enquanto um notebook (conectado ao carregador) consome 65W/mês. Embora pareça um adicional pequeno (menos de R$ 10/mês), é preciso lembrar que, por estar em casa, o colaborador vai fazer uso de outros equipamentos eletrônicos e suprimentos.
Sendo assim, oferecer um valor razoável, que cubra uma porcentagem (de 10 a 30%) dos gastos com internet, o consumo adicional de energia elétrica e materiais de escritório pode ser uma medida mais econômica se comparada à prática de reembolso. Além de dar mais previsibilidade ao financeiro, a ajuda de custo para trabalhadores em home office transparece a preocupação da empresa com o bem estar dos seus funcionários.
Ofereça um “Kit Home Office”
A empresa pode fornecer, tanto para quem é contratado na modalidade remota, quanto para aqueles que estão migrando do presencial, um conjunto de itens como:
- Computador (ou notebook);
- Monitor (se necessário);
- Teclado e mouse (se necessários);
- Fones de ouvido com microfone (headset);
- Materiais de escritório.
Outros itens como suporte para notebook, apoio para pés, mouse pad, almofada de assento, squeeze (garrafinha de água), podem ser uma forma de trabalhar a satisfação do colaborador e, ao mesmo tempo, a marca da empresa (pois são itens personalizáveis).
Aliás, é importante que esse kit seja oferecido para todos os funcionários em home office, mesmo que eles já tenham os equipamentos necessários. Caso o colaborador opte por usar seu computador pessoal, por exemplo, a empresa deve pontuar essa escolha no contrato de trabalho (ou anexo de contrato). Dessa forma, se isenta dos gastos com reparos, caso o equipamento do funcionário apresente problemas.
Conscientize
Um dos grandes desafios do home office é a gestão adequada do tempo. Como o regime pode ser aplicado tanto por jornada (quando o funcionário precisa cumprir uma carga horária), quanto por tarefa (ou seja, por entrega), nem sempre é possível acompanhar precisamente quanto tempo o funcionário trabalhou, de fato. Muitas vezes, por não conseguir administrar corretamente o tempo, alguns trabalham mais do que deveriam – tudo isso gera mais gastos (além de mais desgaste psicológico).
Sendo assim, a empresa deve promover ações de conscientização (treinamentos, palestras, material informativo) para que seus funcionários consigam cumprir suas tarefas em um tempo razoável, sem que precisem sacrificar horas do dia e, consequentemente, consumir mais recursos (sejam pessoais, ou custeados pela empresa). Além disso, outras questões podem ser abordadas, como o uso adequado dos equipamentos eletrônicos e a necessidade de pequenas pausas. Incentive, inclusive, a prática de ginástica laboral e exercícios de relaxamento.
Disponibilize cartões pré-pagos
Uma forma eficiente de controlar os gastos em home office é disponibilizar a ajuda de custo na forma de um cartão pré pago. Além do gerenciamento simplificado, o uso é muito mais prático e dá autonomia ao colaborador para utilizar a verba conforme achar mais adequado.
E por falar em liberdade, o Cartão Home Office oferecido pela Benefício Certo conta um app que facilita o controle. Nele, o colaborador consegue acompanhar os gastos realizados, consultar o extrato de compras, o limite disponível e fazer todo gerenciamento de segurança, como bloqueio e alteração de senha.
Sua utilização dá total previsibilidade à empresa, pois ela estipula o valor a ser depositado que será usado exclusivamente para compras à vista. Sem contar o impacto positivo que o recurso causa nos colaboradores – é motivador contar com uma ajuda de custo tão inovadora!
Se interessou? Então fale conosco. O cartão BC Home Office é exclusivo para empresas e tem ampla aceitação, pois trabalha com a rede Visa. Pode ser utilizado tanto para compra de itens, como para pagamento de contas. Saia na frente e ofereça essa solução para seus funcionários!
