Funções administrativas e seus 4 pilares para o sucesso empresarial

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As funções administrativas fazem parte da rotina empresarial. Você já parou para pensar em sua importância e em como lidar com cada uma delas? Seja qual for o tamanho do seu negócio, você deve exercer essas quatro funções: planejar, organizar, dirigir e controlar.

Planejar

Significa definir os objetivos da empresa e de que maneiras eles serão alcançados. Afinal, nenhum projeto pode ser levado no improviso. Ele antes deve ser pensado, discutido, planejado e comunicado aos demais envolvidos. Além das questões internas da empresa, na hora de planejar devem ser minunciosamente analisados o tempo presente, as perspectiva futuras e os possíveis cenários do mercado de seu negócio .

O planejamento inclui não apenas a intuição do administrador. Ele primeiro precisa estudar o mercado de modo a tentar embasar suas projeções o máximo possível. Claro que um profissional experiente ou intuitivo tem uma melhor capacidade de interpretar dados, mas o estudo é sempre o ponto de partida do planejamento.

Organizar

E como colocar em prática tudo que foi planejado? Organizando os recursos da empresa. Ou seja, definindo como o projeto será realizado e distribuído entre os departamentos e  profissionais correspondentes.

Adicionando produtividade e eficiência:  trabalhando com agilidade, reduzindo o tempo e a margem de desperdício dos recursos aplicados e, é claro, sem danificar a qualidade da entrega.

Para esta função, obviamente, o administrador precisa de uma grande capacidade organizacional, individual e coletiva. A visão sistêmica e o bom conhecimento dos processos produtivos da empresa também são características essenciais.

Dirigir

Dirigir significa liderar. É ter a capacidade de mobilizar os recursos humanos para que os resultados desejados sejam alcançados. Aqui, não estamos apenas falando sobre a distribuição de tarefas, mas sim sobre a necessidade de influenciar e motivar positivamente os funcionários da empresa.

Muitos administradores que são brilhantes nas outras três funções deixam a desejar neste tópico. É por isso que você deve ter ouvido que nem todos são líderes. Para conduzir de modo qualificado, você precisará desenvolver uma grande inteligência emocional: a capacidade de perceber sensivelmente as direções tomadas por seus funcionários e equipes, como  manifestam suas potências, atitudes e insatisfações e conduzi-las da melhor forma.

É questão de fazer o possível para manter os funcionários satisfeitos coletivamente, sem prejudicar as finanças da empresa.

Controlar

Você planejou, organizou e delegou as tarefas aos seus empregados. Isso tudo não é garantia de que, na prática, o trabalho será bem executado e dará os resultados previstos. Para isso, existe o controle.

Envolve a criação de padrões de desempenho, a medição dos processos e entregas em tempo real, a comparação entre o desempenho padrão e as possíveis ações corretivas para redirecionar os esforços no caminho dos objetivos inicialmente traçados.

Para controlar a empresa, é necessário ter uma boa capacidade de análise, mas, assim como no planejamento, é fundamental basear-se em alguma métrica numérica.

Quanto mais indicadores técnicos você possuir, melhores condições terá de fazer uma avaliação fidedigna da situação da empresa. Mas lembre-se de que a frieza dos números também pode enganar – use a sua capacidade de observação para interpretar as planilhas.

Equilíbrio nas funções administrativas

Assim como há administradores que não têm perfil de liderança, há aqueles que sabem liderar e cativar como poucos a sua equipe, mas não possui organização o suficiente para colocar os projetos planejados em prática. Ou então sabem organizar a produção muito bem, mas sofrem no controle, pois não sabem estabelecer e comparar parâmetros para saber se está tudo certo.

Portanto, procure trabalhar cada uma dessas capacidades para dar à sua empresa a estabilidade que ela precisa.

Além de buscar o aprimoramento dessas funções, lembre, ao começar um novo negócio, você pode encontrar qualidades complementares em um possível sócio ou equipe associada que cumpra esses pré requisitos de modo a fortalecer e orientar seus negócios.

Celso Campello Neto

Professor universitário e CEO da
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