O que é eficiência operacional e por que ela é importante?

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Diante de um mercado cada vez mais volátil, incerto e muito acirrado, as empresas deveriam focar na busca contínua pela eficiência para obterem vantagens competitivas. Infelizmente algumas organizações ainda não entendem o que, de fato, significa ser eficiente. Muitos executivos confundem eficiência com o fato de se “bater as metas”.

Acreditam que, se a empresa conseguiu honrar seus compromissos, tanto os financeiros quanto com clientes, ela tornou-se competente, mas isso não é o mais correto. Fato é que com certa frequência, muitas vezes determinada, a produtividade apresenta quedas em seus ciclos, podendo estas, serem leves ou mais perceptíveis. Neste breve artigo, apresentaremos algumas dicas para se aumentar a eficiência operacional de empresas, listando algumas ações e pontos de atenção.

O que é a eficiência operacional?

Processos em Administração são as sequências de tarefas operacionais realizadas com o objetivo de satisfazer os clientes finais das empresas. O conceito de eficiência operacional engloba a prática de tornar os processos melhores, é a busca por incrementar o desempenho das empresas por meio de técnicas de gestão, sempre objetivando:

A garantia de uma melhor eficiência pode ser o segredo entre o prejuízo e o lucro de uma empresa. Isso acontece porque não basta a companhia apenas vender muito, se os seus processos são dispendiosos e encontram-se com gargalos e atrelados a burocracia. Nessas situações, a médio prazo, a empresa muitas vezes poderá não gerar retornos consistentes a seu negócio.

Por exemplo, um supermercado tem diversos métodos (de produção, de contratação, de vendas e de comunicação, por exemplo) internos e todos esses processos ajudam a empresa a atingir uma meta, como por exemplo, vender seus produtos.

Mas mesmo que o supermercado esteja batendo suas metas de vendas, isso não significa que ele tenha alcançado eficiência operacional. Uma má gestão de estoques pode deixar os produtos parados em suas gôndolas, correndo o risco de expirarem em suas validades, gerando prejuízos à empresa.

Se o departamento de compras não identificar com eficiência os fornecedores ideais, o supermercado perderá a oportunidade de ter uma grande economia. Enfim, esses exemplos ilustram a importância de se conhecer bem a empresa, afinal, cada empreendimento terá sua própria realidade com relação aos seus processos.

Como ter eficiência operacional?

O executivo deve listar todos processos desempenhados na empresa e acompanhá-los, tendo como objetivo descobrir se eles estão sendo “performados” da maneira mais correta (sem gargalos, gerando lucro, possuindo qualidade e evitando desperdícios para a empresa, por exemplo). Caso identifique falhas, deve-se estudar alternativas para melhorá-los.

Dessa forma, é papel do executivo é diagnosticar as operações, listando todos os processos e suas sequências dentro das empresas, monitorando de maneira frequente e bem próxima, no intuito de se tentar descobrir alternativas de melhorias, economia de custos e até de se implantar novos processos dentro do escopo avaliado.

Há prejuízos ligados à performance dos colaboradores?

Muitos executivos acreditam que buscar eficiência operacional esteja diretamente ligado ao fator demissões. Isso é um grande engano. Caso a empresa identifique prejuízos ligados à performance dos colaboradores, por exemplo, deve-se ficar atento, pois provavelmente um dos processos a ser avaliado, é o de contratações. Uma hipótese a ser levantada é se as seleções de pessoal estão ocorrendo de maneira assertiva para os cargos frente as necessidades e a oferta de pessoal.

Além disso, a organização pode identificar a necessidade de criar ou melhorar o processo de treinamento dos funcionários. Buscar uma economia rápida, por meio de demissões, costuma ser uma saída pouco eficiente – demite-se a pessoa, mas não o processo ou atividade que ela desempenha (em muitos casos que não agrega valor à companhia e segue sendo desempenhado por outros colaboradores – não raro ficando sobrecarregados).
Isto sem falar que simplesmente demitir funcionários é uma solução temporária e que pode não se sustentar no médio e longo prazo. A estratégia de melhorar a competência operacional depende de análise dos resultados de cada setor da empresa e não um corte de gastos sem muito cuidado.

Quais as vantagens de investir na eficiência operacional?

A busca pela eficiência operacional consiste em identificar gargalos que impactam nos processos e também problemas, criando soluções adequadas no tempo necessário. De nada adianta saber que determinado processo não está acontecendo da melhor maneira e não tomar nenhuma ação para reverter isso.

O segredo está em entender que através de um desafio encontrado, na verdade, surge uma oportunidade de se melhorar a cada dia. Ainda que alguns valores precisem ser investidos, estes jamais, devem ser considerados custos. São investimentos que certamente trarão retorno.

Quando uma empresa oferece treinamento de pessoal, por exemplo, ela está capacitando as pessoas para que o serviço seja executado da melhor maneira. Uma equipe que tem uma boa comunicação tende a manter metas e expectativas alinhadas, fazendo com que todos trabalhem por um mesmo objetivo.

Os processos de compras e os departamento financeiro e de recursos humanos também podem ser impactados positivamente pela eficiência operacional. Dessa forma, os colaboradores otimizam seu tempo e a empresa ganha em produtividade. Nem é preciso dizer que daí até aumentar os lucros e elevar seus patamares no mercado é apenas um passo.

Como conquistar essa eficiência?

Ainda que já se tenha entendido o motivo de se implantar a eficiência operacional em empresas que buscam se manter ativas no ambiente competitivo, pode ser que você ainda tenha algumas dúvidas e não saiba exatamente por onde começar. Para ajudá-lo, listo abaixo algumas etapas:

Estude a situação do negócio

Para corrigir processos insatisfatórios, se faz necessário, em primeiro lugar, descobrir quais são esses processos. Só depois será possível melhorá-los.

Para fazer esse levantamento, o executivo necessita pesquisar, ir a campo, a fim de coletar, agrupar e analisar dados na busca de gargalos e possíveis pontos para futura automação. Neste escopo, pode-se observar a aplicação dos métodos atuais, conversar abertamente com as pessoas que pertencem aos departamentos, buscar relações de causa e efeito, analisar cenários externos e internos, verificar fragilidades e pontos de melhorias, avaliar as condições da empresa no mercado em que se atua, fazer medições, entre outros. Só após a análise de alguns relatórios e reflexões é que se poderá chegar a um diagnóstico efetivo das operações.

Atente-se aos custos de produção e operações

Todo fator produtivo ou operacional gera um custo decorrente. Entretanto, é importante saber exatamente quanto cada processo demanda de recursos financeiros, mão de obra e tempo. Dessa forma, fica mais fácil identificar despesas fora da curva, aquelas que fogem aos padrões pré-estabelecidos de mercado.

Mapeie as falhas ou “gargalos” dos processos

Analisar cada processo, parte a parte, também permite a identificação de falhas e gargalos que limitam a capacidade final de operações, ou seja, redutores do índice de produtividade. Tais anomalias precisam ser mensuradas, relacionadas e controladas, para que fique claro onde devem acontecer as mudanças.

É claro que, teoricamente, tudo pode ser melhorado, mas você precisa saber o que deve priorizar na hora de corrigir problemas.

Descubra a origem das falhas

De nada adianta conhecer as falhas se não souber de onde elas derivam. Uma vez identificadas tais anomalias, deve-se averiguar os motivos, as causas-raiz para tais situações. Após a identificação, deve-se efetivar correções nas seguintes esferas: – Processos, Pessoas, Sistemas ou até na Infraestrutura disponível, visando a efetiva redução de custos sem se perder qualidade.

Dessa forma, é possível corrigir o problema desde a sua raiz, evitando criar soluções ilusórias que só mascaram ineficiências no processo produtivo.

Use a tecnologia como aliada na busca pela eficiência operacional

Vivemos uma fase disruptiva e atualmente existem soluções tecnológicas disponíveis para praticamente tudo. Você pode armazenar dados, integrar departamentos e criar relatórios que permitem uma análise mais ampla da situação da companhia.
Realizar todo esse processo de forma manual, certamente demandaria um tempo muito maior, além de deixá-lo suscetível a falhas. É por isso que costumo dizer que a tecnologia é uma ótima aliada na conquista da eficiência operacional.

Celso Campello Neto é professor universitário e CEO da Benefício Certo

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