Otimização de Processos: 4 passos para você aplicar em sua empresa

Share on whatsapp
WhatsApp
Share on linkedin
LinkedIn
Share on facebook
Facebook
Share on skype
Skype
Share on twitter
Twitter
Share on email
Email

A otimização de processos é uma melhoria para uma empresa que visa reduzir e / ou eliminar desperdícios e erros, bem como quaisquer dificuldades que impeçam a entrega da qualidade ou aumentem o custo do produto ou serviço final. É o principal recurso para empresas que buscam garantir que o produto final seja mais ágil e superior ou para melhorar a prestação de seus serviços. Tem como objetivo reduzir erros e desperdícios na produção e no serviço, para que todo o fluxo de trabalho seja realizado do início ao fim de forma mais sustentável.

1. Mapeamento

Compreender profundamente o fluxo de trabalho de uma empresa é essencial para qualquer ação que visa otimizar processos. Nada pode ser modificado intencionalmente para melhor sem que sejam compreendidas questões como objetivos, métodos, profissionais responsáveis e outros detalhes.

O ideal é que o gestor entenda perfeitamente a função de cada processo — o resultado esperado, as condições para que ele possa ser executado e os riscos relacionados, por exemplo. Assim, rapidamente serão identificados pontos de melhoria: burocracia a ser eliminada, metodologia a ser repensada, tecnologias que podem otimizar atividades.

O mapeamento é a melhor forma de compreender a cadeia de acontecimentos como um todo. Do contrário, uma análise isolada de um processo pode deixar passar detalhes que causam efeitos colaterais indesejados em outros pontos.

2. Coleta de dados

Então, após esse mapeamento, é necessário que sejam coletados dados e indicadores, de cada etapa do processo, para que sejam avaliados. Como:

Com base nessas informações, fica fácil de identificar onde a empresa tem maior perda de produtividade (com desperdício de tempo e ociosidade de mão-de-obra, por exemplo) e de qualidade (com a entrega de um produto desconforme ou insumos e investimentos inadequados).

3. Eliminação de etapas desnecessárias

Outra questão que afeta diretamente a produtividade é a execução de atividades que não têm um impacto positivo no processo, mas que ainda são realizadas. O mesmo serve para tarefas repetitivas — como o deslocamento do colaborador para buscar um material, ou informações, por exemplo. Na otimização de processos, esses pontos podem ser identificados e eliminados, tornando a atividade mais enxuta e objetiva.

4. Melhorias na utilização dos recursos

Desperdícios de recursos podem ser considerados o de materiais — o mais comum —, de tempo e de ferramentas. Contudo, também é preciso considerar que um processo engessado ou ineficaz, que afeta a produtividade, também é um desperdício; nesse caso, o de mão de obra.

Logo, ao avaliar as perdas do processo, também é preciso estudar como a produtividade pode ser aumentada — o que pode ser feito por meio da modificação do layout, melhorias no processo de comunicação, integração entre setores e mudança no método de execução, por exemplo.

5. Formalização do novo método

Quando um processo é otimizado, certamente ele sofre mudanças na maneira como é executado. Para garantir que isso seja adotado na prática, é necessário formalizar esses ajustes e fazer com que eles se tornem do conhecimento dos colaboradores. Isso é essencial também no caso de treinamento de novos funcionários, que já aprendem o trabalho de acordo com o método mais adequado.

A otimização de processos é a peça chave para que um negócio esteja sempre em evolução e sob o monitoramento de seus gestores.

Gostou do nosso artigo? Continue acompanhando nosso blog para ler mais sobre assuntos relacionados ao mercado de trabalho, RH, e muito mais!

Lorem ipsum dr?

Vamos tomar um café e conversar mais, que tal?

LEIA TAMbém

Share on whatsapp
Share on linkedin
Share on facebook
Share on skype
Share on twitter
Share on email