A otimização de processos é uma melhoria para uma empresa que visa reduzir e / ou eliminar desperdícios e erros, bem como quaisquer dificuldades que impeçam a entrega da qualidade ou aumentem o custo do produto ou serviço final. É o principal recurso para empresas que buscam garantir que o produto final seja mais ágil e superior ou para melhorar a prestação de seus serviços. Tem como objetivo reduzir erros e desperdícios na produção e no serviço, para que todo o fluxo de trabalho seja realizado do início ao fim de forma mais sustentável.
1. Mapeamento
Compreender profundamente o fluxo de trabalho de uma empresa é essencial para qualquer ação que visa otimizar processos. Nada pode ser modificado intencionalmente para melhor sem que sejam compreendidas questões como objetivos, métodos, profissionais responsáveis e outros detalhes.
O ideal é que o gestor entenda perfeitamente a função de cada processo — o resultado esperado, as condições para que ele possa ser executado e os riscos relacionados, por exemplo. Assim, rapidamente serão identificados pontos de melhoria: burocracia a ser eliminada, metodologia a ser repensada, tecnologias que podem otimizar atividades.
O mapeamento é a melhor forma de compreender a cadeia de acontecimentos como um todo. Do contrário, uma análise isolada de um processo pode deixar passar detalhes que causam efeitos colaterais indesejados em outros pontos.
2. Coleta de dados
- Relatório de vendas;
- Pesquisa de satisfação do cliente;
- Relatório de custo de produção, etc.
Com base nessas informações, fica fácil de identificar onde a empresa tem maior perda de produtividade (com desperdício de tempo e ociosidade de mão-de-obra, por exemplo) e de qualidade (com a entrega de um produto desconforme ou insumos e investimentos inadequados).
3. Eliminação de etapas desnecessárias
Outra questão que afeta diretamente a produtividade é a execução de atividades que não têm um impacto positivo no processo, mas que ainda são realizadas. O mesmo serve para tarefas repetitivas — como o deslocamento do colaborador para buscar um material, ou informações, por exemplo. Na otimização de processos, esses pontos podem ser identificados e eliminados, tornando a atividade mais enxuta e objetiva.
4. Melhorias na utilização dos recursos
Logo, ao avaliar as perdas do processo, também é preciso estudar como a produtividade pode ser aumentada — o que pode ser feito por meio da modificação do layout, melhorias no processo de comunicação, integração entre setores e mudança no método de execução, por exemplo.
5. Formalização do novo método
Quando um processo é otimizado, certamente ele sofre mudanças na maneira como é executado. Para garantir que isso seja adotado na prática, é necessário formalizar esses ajustes e fazer com que eles se tornem do conhecimento dos colaboradores. Isso é essencial também no caso de treinamento de novos funcionários, que já aprendem o trabalho de acordo com o método mais adequado.
A otimização de processos é a peça chave para que um negócio esteja sempre em evolução e sob o monitoramento de seus gestores.
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