Reembolso das despesas: como fazer da maneira certa?

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É muito comum que as empresas precisem reembolsar os colaboradores, pois sempre há aquele funcionário que precisa fazer visitas externas, que almoçam com clientes ou oferecem algum suporte técnico nas empresas contratantes, entre outras ocasiões.

O ponto é que essas atividades podem gerar gastos que o próprio funcionário custeia, e então, a empresa deve fazer o reembolso da quantia que foi usada para a execução do trabalho. 

Para que o departamento financeiro possa fazer o reembolso de maneira adequada, os colaboradores que tiveram gastos corporativos precisam comprovar os custos, utilizando notas fiscais, no entanto, se for um fluxo grande de despesa, o processo pode ser burocrático e, muitas vezes, mais complicado do que deveria ser.

Isso porque se por um lado os colaboradores precisam guardar notas fiscais, o departamento financeiro também precisa de uma organização para garantir que o ressarcimento aconteça da maneira correta.

Desse modo, é comum que as empresas usem formulários e planilhas de Excel para catalogar cada gasto.

Ou seja, o funcionário pagou um café para o cliente? Isso deve ser registrado. Um imprevisto em uma viagem de negócios? O custo também dever ser fichado. Não importa o tamanho do gasto, se o colaborador teve que pagar com o próprio dinheiro uma despesa corporativa, tudo deve ser anotado e comprovado posteriormente com a nota fiscal.

Parece uma tarefa simples, mas se torna burocrática pela quantidade de gastos e trabalho que ambos os lados irão ter. E se o colaborador perder o comprovante? E quanto tempo o analista financeiro leva para conferir todos os custos?

Pois bem, o que parecia simples se tornou um monte de papel pra ser registrado e conferido, tanto pelo profissional que teve o custo corporativo quanto pelo departamento financeiro que perde tempo fazendo um trabalho manual.

Como eliminar a burocracia do reembolso?

O trabalho com gastos corporativos pode ser muito menos burocrático. Hoje em dia existe uma série de ferramentas que ajudam a otimizar essa prestação de contas, no entanto, uma ferramenta que pode tornar esse processo supertranquilo é o cartão pré-pago.

Ao oferecer esse recurso, a companhia determina um crédito no cartão do colaborador e ele pode usá-lo sempre que precisar custear algo. Além disso, é possível ter total controle pelo aplicativo, sendo assim, tanto a empresa quanto o colaborador saberão o saldo disponível, sem contar que é uma maneira da companhia acompanhar os gastos e saber quanto os funcionários precisam em média mensalmente.

Há diversas outras vantagens, como por exemplo:

  • A empresa deixa de usar comprovantes ou planilhas;
  • O tempo do departamento financeiro é otimizado;
  • O colaborador não precisa se preocupar em guardar notas fiscais;
  • Não é necessária uma conta em banco;
  • A empresa também economiza com tarifas e taxas de transferências.

Muitas vantagens para apenas um recurso, não é? Que tal adotar o cartão pré-pago e nunca mais precisar reembolsar colaboradores e nem perder tempo contando nota fiscal? Conte com a Benefício Certo e veja como contratar essa solução para a sua empresa com a melhor fornecedora de benefícios do país

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